Etiqueta y protocolo para videoconferencias: 10 consejos para que tu videoconferencia sea un éxito.

Por: Gerardo Esqueda Nava - Marketing Conéctate Network

El trabajo a distancia se ha convertido a raíz de la pandemia en una tendencia laboral cada vez más frecuente, lo cual significa que entender los protocolos de videoconferencia es más importante que nunca.

Al ser una práctica “reciente” muchas personas no están familiarizadas con “el deber ser” de las videoconferencias, por lo que en Conéctate Network, decidimos compartir contigo las últimas tendencias en etiqueta para Videoconferencias exitosas.

Aquí los 10 consejos:

1. Silencia tu micrófono cuando no estés hablando.

Aunque no estés hablando y creas que estás en silencio, la mayoría de los micrófonos pueden captar pequeños ruidos de fondo, como toses, estornudos o tecleos. Estos sonidos pueden distraer fácilmente a los demás participantes en la videoconferencia y potencialmente, incluso, causar molestias.

Supongamos que estás tecleando durante la reunión para intentar hacer tu trabajo. Aunque te salgas con la tuya, es posible que no quieras que tu jefe te llame la atención por no estar atento. Acostúmbrate (por cortesía con tus compañeros) a silenciarte siempre que no estés hablando. En la mayoría de los programas de videoconferencia, es tan sencillo como pulsar un botón.

2. Sé puntual.

Esto debería ser lo normal en cualquier reunión, ya sea de vídeo o de otro tipo. Sin embargo, cuando se trata de una videoconferencia, es especialmente importante. Mientras que en una reunión física se puede llegar tarde, en una videoconferencia todo es más visible.

Si llegas tarde, harás ruido y distraerás a quien esté hablando en la sala. Esto puede dar lugar a confusión e interrupciones. Además, cuando llegas a tiempo a una reunión, hará que la configuración de la tecnología sea más fácil para que la reunión pueda comenzar a tiempo.

3. Asegúrate de que tu tecnología funcione correctamente.

Retrasar una reunión con un cliente importante porque tu sistema no funciona correctamente, es algo que no querrás que suceda. Haz algunas pruebas antes de iniciar esa reunión importante. Si tienes problemas técnicos, encuentra a alguien de soporte técnico dispuesto a ayudarte antes de iniciar tu reunión. Así te asegurarás de que todo funcione sin problemas durante el evento real.

4. Utiliza la tecnología para involucrar plenamente a los participantes remotos.

Quieres que los asistentes a tu videoconferencia a distancia sientan que pueden participar y que son realmente parte de la reunión. En Conéctate Network tenemos herramientas colaborativas como pizarra multiusuario, notas compartidas y encuestas online que hacen tus reuniones mucho más interactivas y participativas. ¡Usa la tecnología a tu favor y ten reuniones exitosas!

5. Elige el software y el hardware adecuados.

Tener el hardware de videoconferencia adecuado es sólo la mitad de la ecuación. También necesitarás una solución de software (plataforma de videoconferencias) que tus clientes y colaboradores puedan utilizar fácilmente sin frustraciones, ni una capacitación exhaustiva.

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6. Usa ropa apropiada para el trabajo.

Aunque puede resultar tentador trabajar con tu sudadera favorita todo el día, considera la posibilidad de llevar ropa profesional a las videoconferencias a las que asistas. No es necesario que lleves nada elegante, pero elige algo que sería apropiado si la reunión fuera presencial, en lugar de virtual.

7. Encuadra tu cámara correctamente.

El contacto visual es extremadamente importante durante una videoconferencia, ya que quieres que la persona o el equipo que está en la conferencia se sienta comprometido.

Todos hemos participado en videollamadas en las que acabamos mirando las fosas nasales de la gente o viendo el lado de su cara. Cuando estés en vídeo, asegúrate de encuadrar la cámara de forma que te resulte natural y te permita mirar a la cámara. Siéntate a la altura de los ojos del objetivo e intenta colocarte de forma que se vea de medio a medio. Colocarla demasiado alta deja a los demás participantes mirando hacia abajo, como en un mal programa de televisión. Colocar una cámara demasiado baja puede dar lugar a ángulos poco favorecedores e incómodos.

8. Ten la luz adecuada.

Las malas condiciones de iluminación tienen un efecto enorme en la calidad del vídeo que envías. Deberás asegurarte de que hay suficiente luz en la habitación en la que estás para que tu vídeo no salga granulado y no se pueda ver. Intenta no mezclar la luz natural con la de la oficina, a no ser que las bombillas de tu oficina sean blancas como la luz del día. Tampoco quieras que las caras estén iluminadas desde abajo. La iluminación desde los lados hará que los rostros se vean mejor, así que trata de hacerlo si tienes la posibilidad.

9. Mira a la cámara.

Un error muy común es mirar a la señal de vídeo en lugar de a la cámara cuando se habla con un participante a distancia. Aunque puede parecer lo correcto, en realidad hace que parezca que estás mirando hacia otro lado y no estás prestando atención. Esto te hará parecer más distante y menos profesional. Mirar al objetivo de la cámara es el equivalente a mirar a los ojos de la persona, así que practica hacerlo hasta que te sientas cómodo.

10. Presta atención a la reunión.

Deja de revisar correos electrónicos o de trabajar en otros pendientes durante las videoconferencias. No solo los estudios sugieren que solo el 3% de las personas pueden realizar varias tareas a la vez de forma eficaz, sino que además pareces mal educado con tus participantes.

Todos hemos asistido a malas reuniones por videoconferencia. Pero con la nueva tecnología, están mejorando. Si quieres conocer más formas de mejorar tus videoconferencias, consulta estos consejos para que tus reuniones por vídeo sean más productivas.

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